Word(ワード)で職務経歴書を書く時に使えるテクニック3選

職務経歴書とは
これまでの経歴な業務内容・アピールしたいこと・今後頑張っていきたいことなどを文章化した”履歴書の延長”となる書類のことです。
自分の功績や転職先で活かせるスキルなどを記載し、自分に魅力を持ってもらうために活用できます。

Microsoft Word は WordのバージョンやOSの違い(WindowsまたはMacBookなど)によって、多少の操作方法の違いがあったり、機能が置かれている場所に差がある場合があります。
ここで紹介する機能はおおよそ どの環境でも使用できるものばかりになりますが、今回紹介されている画面と自分のWord画面に差がある場合であっても、同じような場所に同じような機能が備わっていることが多いですので、焦らずにゆっくり探してみてくださいね!

目次

Wordの基本操作

まずは、簡単なWordの基本操作についてご説明いたします。

Wordとは主にMicrosoft社が提供する文書作成用ソフトのことを指し、多くのWindowsOSパソコンで使用されています。最初にパソコンを購入した際に、よくセットとして販売されていることが多いですよね。

もしもMacBookを使用されている方であれば、最初から付属していることは少ないですので、Office for Macというソフトを別で購入してみてください。

Microsoft社で提供する文書作成用ソフトは有料になりますが、無料で提供されている文書作成用ソフトも存在します。

無料ソフトを使用する際は、セキュリティなどに注意しながら信頼できるソフトをダウンロードしてくださいね。

ここでは、Windows用のMicrosoft WordおよびMacBook用のOffice for Macで使用できる機能を中心にお伝えしていきます。

テキストの変更(フォント・サイズ・カラー・装飾)

目的にあったフォントを選択する

職務経歴書を作成する際には、「明朝体」または「ゴシック体かそれに類似した」フォントをおすすめします。

明朝体で作成すると全体的に固く誠実な印象に仕上がり、ゴシック体系のフォントは馴染みやすさを持ちながら整った印象を与えます。

明朝体の場合は「明朝◯◯」「◯◯明朝」とつく書体を、ゴシック体やそれに類似した書体では「◯◯ゴシック」「ゴシック◯◯」とつく書体を使用してみて、より自分のイメージや読み手の特徴にあったフォントを探してみてくださいね。

印刷もしくはPDF化した際に読みやすいサイズにする

フォントのサイズは、11~12ptが見やすい大きさとされていますが、10.5ptで作られている文書も多く存在しています。

閲覧する側の人が、小さな文字の見づらいご年配の方である可能性がある場合には、11~12ptで作成した方が良いかもしれませんね。

最終的にはA4用紙に印刷もしくはメール添付用にPDF化することが多いかと思いますので、不安な場合は一度提出する形式のものを出力し、読みづらくないかを確認する作業をしてみてください。

基本カラーは黒、アクセント色は1〜2色にする

基本のカラーは黒色を使用します。グレーなどの色味を使いたい場合は、特記事項や注意書きの部分など目立たせる必要のない文章に使用することをおすすめします。

また、アクセント色として使用する色味はビビット系より少し淡い色か少し暗めの落ち着いた色がおすすめです。

理由は、ビビットカラーは目への刺激が強く、多用されている場合に相手を疲れさせてしまう可能性があるためです。

インデント(左揃え・中央揃え・右揃え)

インデントとは、文章の始まりを画面に対してどの位置に持ってくるかを指定する方法です。

例えば、通常の文章だと左揃えに、目立たせたいタイトルは中央揃えに、作成日や自分の名前などは右揃えに、というような使い分けをすることで、文書全体を見やすくする効果があります。

行間の変更

行間とは、文章の行と行の間の余白部分を指します。

未設定の場合は使用しているフォント(明朝体・ゴシック体など)の種類やフォントのサイズによって自動調整されるようになっていますが、ひとかたまりの文章をもう少し詰めてコンパクトにしたいという時などにとても役に立つ方法です。

あまり詰めすぎると見づらくなってしまいますが、適度に詰められている文章は逆に読みやすくなったり、1ページ内に詰め込める文字数も増えるため、伝えたいことは多いけれど入力できる場所に制限がある場合などに活用できます。

表の挿入

表を挿入するメリットは、何と何が対応しているのか一目でわかるということです。

文章だけでは「→」や「:」といったもので表現する方法が主流ですが、表にして枠や色を加えることで、視覚に訴えたデザインに作り上げることができます。

他人と差をつける!
わかりやすい」「見やすい」「目に付く」テクニック3選!

  1. わかりやすい職務経歴書『必要な情報順に目に入りやすい構成』
  2. 見やすい職務経歴書『トーン&マナーに沿った整った体裁』
  3. 目に付く職務経歴書『適度な装飾を用いた強弱のある見た目』

❶ わかりやすい職務経歴書『必要な情報順に目に入りやすい構成』

職務経歴書では、いつまで・どこで・どんなことをしていたのかが一目でわかる構成を意識すると伝わりやすい文章を作成することができます。

伝えたい情報があちこちに散財してしまうと、せっかくのアピールも伝わらないまま終わってしまいます。

そのため作成前には下記のことをまとめておき、複数の経歴を重ねている場合でも「必要な情報」と「伝えたい項目」が統一できるように準備していくことをおすすめします!

・病院名、所在地
・入職日
・診療科
・配属期間
・主たる疾患
・実施していた看護技術(=転職先でも実施可能/アピール要素となる看護技術)
・委員会活動、リーダーや教育活動(プリセプターなど)
・看護研究や主催した勉強会
・その他特記できる活動

❷ 見やすい職務経歴書『トーン&マナーに沿った整った体裁』

トーン&マナーとは
デザイン・見た目・文章などに統一感を持たせることをいいます。

職務経歴書の作成における押さえておくべきトーン&マナー
▷ 数字や英語を使用する際に半角/全角を揃える
▷ グループごとに文章の始まり(文頭)の位置を揃える
▷ 同じグループに値するもの(タイトル、職場、業務内容 など)は使用するデザインを揃える
▷ 文末の言い回し(ですます or 言い切り など)を揃える

NG例
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入職日:7月12日
病院名:◯◯市立◯◯病院
「診療科」脳神経内科
[疾患]脳梗塞、脳出血、水頭症
業務内容:看護技術は全般やっていた。男性の導尿は医師がやっていました。
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【NGな理由】
・「:」「英数字(入職日)」は全角半角混合になっている
・文頭がずれている(病院名の前に半角スペースが入っている)
・タイトル部分のデザインがバラバラ
・文末の言い回しがバラバラ

おすすめ例
————————————————————————————
入職日:7月12日
病院名:◯◯市立◯◯病院
診療科:脳神経内科
疾患:脳梗塞、脳出血、水頭症
業務内容:看護技術全般(男性の導尿は医師のみが実施)
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❸ 目に付く職務経歴書『適度な装飾を用いた強弱のある見た目』

文章だけだと見づらい職務経歴書になってしまうため、ある程度の表や図形を組み込むことで見た目にメリハリをつけると、とても見やすい文書を作成することができます。

ここでは、実際に私が作成した職務経歴書の一部をご紹介させていただきます。

必ずしもこのデザインがベストというわけではありませんので、あくまで「こんなデザインもあるのか」と参考程度にご覧ください。

シンプルが一番好きだという方は、これまでのテクニックを活用しながらデザイン抑えめの体裁を作成してみてくださいね。

POINT
同じ系統の表や図形を使用し、統一感を出した
白黒で印刷した際でも、紙面に立体感やメリハリを感じさせるデザインを意識した
グループ分けを一目でわかるように分割した

職務経歴書に記載するおすすめの内容〜看護師Ver.〜

「作成方法はわかったけど、何を書けばいいのかわからない」という方もいらっしゃるかと思いますので、最後に看護師さんが作成する職務経歴書におすすめの内容を簡単にご紹介します。

あくまで一例になりますので、他のサイトさんの記載例なども参考にしながら自分にピッタリの内容を見つけてみてくださいね。

❶ 職務要約:5〜6行に要約
❷ 職務経歴:在籍期間、病院名、病床数、病院所在地、配属部署、診療科、担当業務/実施可能な看護技術、退職理由
❸ 所持資格(医療資格・運転免許など)
❹ 電子カルテの使用有無
❺ PCスキル
❻ 自己PR(2〜3個のタイトルに対して、それぞれアピール内容を記載)

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この記事を書いた人

齋藤沙紀 齋藤沙紀 看護師/デザイナー/動画クリエイター

一般病棟(HCUなど)から医療系商社へ転職し、企業看護師としてクリエイター・マーケター・ディレクターなどのWEB分野を経験。現在は訪問看護やデイサービスなどで看護師として働きながら、広報担当・デザイナー・動画編集・ライターなどの活動を行っている。

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